Las empresas necesitan generar buena imagen y comunicarse de forma adecuada diferenciándose de la competencia. Sin embargo, en pocas ocasiones se piensa en el protocolo y la organización de eventos como una herramienta fundamental para ello, ya que se asocian, en cambio, a aspectos lúdicos, desperdiciando un potencial comunicativo de primera línea.
JULIO M. PANIZO. Director de comunicación y profesor de la UPF, UNED y UVic-UCC.
El protocolo y los eventos son dos herramientas de comunicación de primera nivel con unas características que los hacen completamente distintos a todas las demás acciones posibles. Así:
• Son acciones excepcionales. No ocurren todos los días, sino como consecuencia de una necesidad comunicativa particular. Precisamente este carácter excepcional hace que sean mucho más atractivos para los destinatarios y se preste mucha más atención a los mensajes.
• Son comunicación en vivo. Todos los mensajes se transmiten en directo a los destinatarios permitiendo utilizar cualquier recurso disponible para que el intelecto y las emociones vayan en la misma dirección y refuercen el sentido de los mensajes a transmitir. El evento ha de convertirse en una experiencia.
• Todo lo que hay en un evento comunica algo y se debe planificar pensando en los mensajes que se quieren dar, desde la decoración, el lugar donde se hace el acto, lo que allí ocurre, la música, el catering, las sensaciones que se generan, etc.
• El público destinatario está expectante y acude a nuestro acto de forma voluntaria -se le presenta algo interesante que quiere conocer- y durante el tiempo que dura el evento está receptivo a todos nuestros mensajes –no es necesario destacar frente a la competencia-.
• Permiten personalizar al máximo el acto para que todo lo que allí ocurra se adapte al perfil de público al que nos dirigimos y consigamos una efectividad mucho mayor que con acciones de comunicación más generalizadas y con públicos muy heterogéneos.
• Generan una gran repercusión, tanto a nivel interno como externo.
El protocolo y los eventos son herramientas fundamentales para gestionar la comunicación y la imagen de las empresas siempre que su gestión esté en manos de profesionales que conozcan todos los recursos y posibilidades que tienen y sepan adaptarlos a las necesidades comunicativas de la organización.
