Empreses i administracions es troben en un context de canvis normatius i tecnològics. La llei 11/2021 de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal (coneguda com a Llei antifrau) i la Llei 18/2022 de creació i creixement d’empreses (la Llei crea i creix) suposen una etapa més d’aquest camí.
RONALD LOZANO. Product Legal Manager a Sage
Aquesta última normativa ha generat molta confusió i està sent concebuda com el text legal que obligarà les empreses a generar factures electròniques i comunicar-les als clients i a l’Administració. Una concepció simple i, a més, errònia. Vegem, així doncs, com podem analitzar l’impacte de la llei a les nostres empreses.
CONTROL DE TRAÇABILITAT, INTEGRITAT I INALTERABILITAT DE LES FACTURES
Aquest reglament estableix els requisits dels sistemes informàtics que s’utilitzen en la gestió de l’empresa i obliga que totes les empreses i autònoms en tinguin un i l’utilitzin en els processos de gestió, especialment en el de facturació. La data màxima per fer-ho efectiu és l’1 de juliol del 2025.
Però quins són aquests requisits? Bàsicament, cal establir uns controls que garanteixin la traçabilitat, integritat i inalterabilitat de les factures i dels registres. S’haurà de realitzar mitjançant el càlcul d’un segell identificatiu de les dades de registre de les factures que, al mateix temps, formarà part del contingut del registre. Les factures que es lliurin als clients hauran de tenir un codi QR (reflex d’aquesta informació) que en permeti fer el seguiment, ja sigui per mitjà imprès, digital en PDF o electrònic. A més, el programari de facturació haurà d’estar preparat per transmetre aquesta informació dels registres a l’Agència Tributària, sigui en temps real (el que es coneix com a sistema verificable de factures) o a petició de la mateixa Hisenda. En aquest últim cas, s’estableixen uns requisits addicionals que garanteixin aquesta integritat de la informació.
QUÈ ÉS EXACTAMENT UNA FACTURA ELECTRÒNICA?
En segon lloc, tenim el Reglament de desenvolupament de la Llei 18/2022, que estableix l’obligatorietat de la factura electrònica en la relació comercial entre empreses i autònoms. Una factura electrònica és la que té un format estructurat (pot ser llegit per una màquina sempre de la mateixa manera), vàlid (segueix un dels formats establerts per la normativa) i que es comunica electrònicament mitjançant el sistema nacional de comunicació de factures electròniques a través de la plataforma pública i plataformes privades.
Les empreses hauran d’utilitzar aquest programari per crear les seves factures sempre que el destinatari sigui una altra empresa o un treballador autònom
Aquesta nova normativa sobre factures electròniques pretén reduir la morositat administrativa i eliminar així la dilatació dels pagaments per motius de gestió. Això farà que les empreses hagin de comunicar l’acceptació o rebuig de les factures electròniques que rebin i el moment concret en el qual s’ha procedit a fer-ne el pagament.
COM M’AFECTEN AQUESTS CANVIS NORMATIUS?
Si ens prenem la literalitat de les dues normes, sembla que el tema es resol adquirint (i utilitzant) un programari de facturació homologat. Les empreses hauran d’utilitzar aquest programari per crear les factures sempre que el destinatari sigui una altra empresa o un treballador autònom; al mateix temps, les empreses rebran factures electròniques i hauran de comunicar-ne al proveïdor l’acceptació o rebuig. Finalment, quan s’hagi pagat la totalitat de la factura, s’haurà de comunicar a l’AEAT.
Sembla –i hauria de ser– senzill. No obstant això, l’experiència ens recorda que els processos de facturació i de gestió de cobraments i pagaments no són gaire madurs en una immensa majoria d’empreses, i és aquí on realment radica l’impacte dins de la nostra organització.
Això implica que un percentatge molt alt de les empreses no sàpiga amb exactitud quants diners li deu el client X, ni a quin import ascendeixen les factures de pagament superiors a 30 dies
M’explico. Comencem per una cosa tan simple com el fet de no poder modificar ni eliminar factures. Molts de nosaltres tenim sistemes per facturar que ens permeten corregir una factura amb certa facilitat i obviem l’ús de les factures rectificatives. Segur que se’ns ocorren moltes situacions en les quals canviem factures, trenquem tiquets i els tornem a emetre. Si entrem en el terreny de les dates i els números, trobem pràctiques bastant habituals com les de realitzar factures amb dates futures i incloure-les en una remesa bancària del dia.
Aquestes situacions venen derivades d’un desconeixement del reglament de facturació o, simplement, perquè la comoditat ens va portar a adquirir mals hàbits que, a més, es contagien entre les persones que facturen quan aquesta situació es combina amb l’anterior.
Si prestem atenció a l’àmbit del control de cobraments i pagaments, en el millor dels casos, hem minimitzat el problema optant per la domiciliació bancària. No obstant això, aquest procés es limita a comprovar als comptes bancaris si els números encaixen. Això implica que un percentatge molt alt de les empreses no sàpiga amb exactitud quants diners li deu el client X, ni a quin import ascendeixen les factures de pagament superiors a 30 dies.
En el millor dels casos, es requereix una dedicació exclusiva d’unes hores per aconseguir una resposta aproximada a aquestes preguntes, quan la informació hauria de ser immediata. En l’àmbit dels pagaments, sento dir que, habitualment, la situació no és gaire millor.
COMENCEM PER UN AUTODIAGNÒSTIC
El primer pas per adaptar-se als nous requisits normatius és conèixer en quin grau es troba la nostra cultura organitzativa. Partint d’un autodiagnòstic, haurem de treballar la revisió de la nostra organització i afrontar el repte tecnològic de manera paral·lela.
D’una banda, començaríem per determinar si les solucions de facturació de l’empresa cobreixen les necessitats legals. També hem de preguntar-nos sobre les capacitats d’integració amb altres solucions i les capacitats de comunicació electrònica que té.
Partint d’un autodiagnòstic, haurem de treballar la revisió de la nostra organització i afrontar el repte tecnològic de manera paral·lela
D’altra banda, hem de recaptar informació dels circuits interns de facturació: tipus de facturació, persones que facturen, tipus de clients, coneixement del reglament de facturació, etc. Es tractaria, doncs, de crear una llista de control en la qual convertim tots aquests aspectes a analitzar en preguntes i un rang de valors que permeti identificar-ne l’estat i preveure accions correctives. Aquesta anàlisi ens ajudarà a establir el punt de partida en el qual es troba la companyia i a determinar on posar el focus per establir així un calendari per a cadascuna de les accions correctives.
No hem de caure en la temptació de fer això nosaltres sols; caldrà comptar amb assessorament fiscal i tecnològic de confiança. És una oportunitat per dedicar temps a estudiar la nostra empresa, i aquesta és la millor estratègia per créixer com a companyia i avançar en la nostra digitalització real, transformant una obligació legal en una oportunitat per adquirir un avantatge competitiu en el nostre sector.
